Ciak, si gira! Il dietro le quinte degli eventi

Quando vediamo un film ci godiamo la visione, ci appassioniamo alle storie dei protagonisti, ci immaginiamo come andrà a finire o ci immedesimiamo in loro. Ascoltiamo le parole, le riflessioni, ci domandiamo se avremmo fatto anche noi così. Quando guardiamo un film proviamo emozioni, ci esaltiamo, ci spaventiamo, ci sentiamo partecipi della vittoria dell’eroe. Ci immedesimiamo. Ma raramente, pensiamo al dietro le quinte. Al lavoro della regia, degli scenografi, dei costumisti. Vediamo il lavoro finito, quello completo, che esce al pubblico. Ma dietro, c’è un mondo!

Organizzare eventi segue lo stesso concetto: c’è una preparazione, un dietro le quinte – quello prima della diretta – che non si vede ma che è enormemente complesso. È fatto di tanti processi, dettagli e particolari che poi si incanalano, l’uno dietro l’altro, nel momento in cui si va in scena.

Questo dietro le quinte è uno degli aspetti che preferisco dell’organizzazione degli eventi, perché la vivo come una continua ricerca di miglioramento. Tanto più i partecipanti all’evento non si accorgeranno di tutto il lavoro che c’è dietro, tanto più avremo fatto meglio il nostro lavoro. Perché chi partecipa all’evento deve vivere l’esperienza dell’evento e il nostro lavoro è fargliela vivere al massimo!

Ogni volta che come Inside Factory organizziamo un evento, lavoriamo con questo obiettivo! È quello che ci motiva e ci spinge a fare sempre di più. Fare bene non è sufficiente, tutto deve filare liscio. Per questo non serve solo il piano A, ma anche il piano B per la gestione degli imprevisti. Perché può succedere di tutto quando si va in scena!

Oltre al durante, esiste un pre e un dopo il ciak!

Il pre è l’enorme mole di lavoro antecedente l’evento che ha a che fare con:

  • La pianificazione: gli obiettivi e la programmazione dell’evento, l’individuazione del target, la scelta della data e della location (incluso lo studio delle piattaforme se l’evento è online), la definizione del budget, la scelta delle modalità di comunicazione (quali canali, quali touchpoint con i partecipanti, in che frequenza etc), i temi da trattare, il coinvolgimento di eventuali ospiti, la definizione dei materiali o dei gadget, la ricerca del momento esperienziale;
  • La realizzazione: la scelta della grafica, la creazione delle slide e delle immagini dell’evento, la personalizzazione dei gadget, l’invio delle comunicazioni, la creazione di comunicati stampa, l’attività di promozione, la gestione degli iscritti e dei partecipanti tramite invio di informazioni e recall, la gestione della logistica;
  • La revisione: le prove dei relatori e degli ospiti prima del live, l’allestimento in loco o i test sulle piattaforme online, la distribuzione dei gadget e dei materiali dell’evento, la definizione degli ultimi dettagli.

Il durante è ovviamente il momento del live, con l’adrenalina al massimo, con la tensione di voler fare bene e di esser completamente a servizio dell’evento, ciascuno con il proprio compito e ruolo. Dall’accoglienza dei partecipanti alla regia, dalla moderazione alla gestione degli ospiti, dalla fotografia alle attività di social communication etc.

Quando un evento finisce, la sua organizzazione non finisce nel momento in cui si chiude il sipario. Anzi, è qui che inizia il post evento! L’attività successiva al live riguarda la gestione dei feedback dei partecipanti, la creazione dei materiali dell’evento (registrazioni audio o video, piuttosto che interviste agli ospiti o ai relatori) da condividere poi successivamente con i partecipanti, la realizzazione di comunicati stampa o interviste con testate giornalistiche o riviste di settore e non, la creazione di un reportage fotografico e di un video evento e così via.

Un evento è realmente tale quando le persone si ricordano di quell’evento anche a distanza di tempo. Quando suscita un’emozione e crea appartenenza. Quando le persone hanno piacere di dire “io c’ero”. Ecco, io c’ero è quello a cui miriamo come Inside Factory ogni volta che organizziamo un evento!

Io c’ero è quello che diciamo anche noi lato organizzazione con orgoglio quando a fine evento siamo soddisfatti di quello che abbiamo realizzato!

Per saperne di più sul nostro servizio di organizzazione eventi, contattaci a info@insidefactory.it, sarà un piacere prenderci cura dei tuoi eventi!

Articolo a cura di Martina Giacomelli

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