“La prova del Tour”: cosa ha significato organizzare i VoipDays di VoipVoice

Giusto un anno fa ci stavamo presentando ad una ad una, noi del team, raccontando l’entusiasmo nell’intraprendere la nuova avventura chiamata Inside Factory.

Nata come costola di VoipVoice, piano piano Inside Factory è cresciuta e ha cominciato a camminare sulle proprie gambe, occupandosi di comunicazione ed eventi. Ma Inside non è la solita agenzia, ha qualcosa in più. I suoi valori principali sono lo smart working, il lavoro per obiettivi e non in base all’orario di cartellino, gli eventi non convenzionali. La sua sfida? Raccontare emozioni, che si tratti di tecnologia, di una mostra zoofila o di un evento stellare (ogni citazione NON è puramente casuale). 

Ovviamente, se ad un certo punto la casa madre ha bisogno di un supporto per l’organizzazione di un tour di eventi in tutta Italia, vuoi che Inside, da figlio diligente, non sia in prima fila pronta a battersi per la madre patria?

La cerimonia dell’investitura

Così, orgogliosa della sua creatura, VoipVoice ha affidato al team di Inside l’organizzazione del suo roadshow, i VoipDays. Il Grand Tour del VoIP è composto da 9 tappe tra nord, centro e sud Italia, divise con uno schema 1 (isola) -4 (nord) – 2 (centro)- 2 (sud). Badate bene, sono meeting dove l’azienda incontra i partner ed installatori sparsi sul territorio nazionale.  Si tratta, quindi, di momenti fondamentali e rappresentativi per l’azienda. 

Non esageriamo se le aspettative erano: timing svizzero, cibo gourmet, location mozzafiato – possibilmente non convenzionali -, recruitment dei partecipanti amichevole-ma-professionale-ma-non-distaccato-mi-raccomando.
Il tutto raccontato in un successivo diario di bordo post evento singolo – attività che ha riguardato la sottoscritta – puntualmente redatto da Inside, su un percorso di ascolto, analisi e interpretazione delle descrizioni e sensazioni di chi c’era. 

Ok, no problem. 

L’organizzazione dislocata

Dopo un momento di vertigine, le donne di Inside Factory hanno accettato la sfida. 
– Ah sì, perché a parte il prezioso supporto grafico, il team è composto tutto da donne.- 

Organizzare e gestire il proprio lavoro da diversi punti d’Italia. Tutto il team di Inside Factory lavora e si confronta in modalità smart. Il coordinamento centrale è a Montelupo Fiorentino, qui troviamo Martina, Executive Director Inside Factory che coordina le attività come un direttore d’orchestra, affiancata da Serena, Executive Team Inside Factory e da Greta, all’area amministrazione.

La struttura operativa, invece, è situata tra Padova, Rimini e Napoli. “Credo che sia un lavoro perfettamente gestibile da remoto, non importa assolutamente dover essere in un ufficio o in un posto in particolare. Con il resto del team è fondamentale fare call di allineamento.” rassicura Desirée.

Ormai abituate alla gestione del carico in smart working, il flusso di lavoro è ben collaudato: “Personalmente ho sfruttato il lavoro agile organizzando delle fasce orarie per determinate attività: un esempio, l’analisi delle proposte di fornitori le ho evase al di fuori degli orari standard d’ufficio per una maggiore concentrazione e tranquillità di valutazione. Con le altre colleghe abbiamo trovato giorno dopo giorno la giusta tecnica di collaborazione, affinando i processi e identificando i migliori per noi!” descrive Claudia.

In particolare Claudia e Desirée hanno curato il recruitment  e tutta la customer care degli ospiti, le relazione con i fornitori (location, catering ecc), nonché tanti altri aspetti che un buon mago non può svelare! “Organizzazione eventi è soprattutto anticipazione dei problemi e flessibilità. Gestione degli imprevisti anche! Ad esempio, abbiamo dovuto cambiare sala poco prima del meeting di Bari per esigenze di numero.” ci spiega Desirèe.

Io, Giovanna, ho intervistato i partner vincitori del Premio “Nel segno di Leonardo, come il VoIP ti ha cambiato la vita”, ho ascoltato e scritto tanto, seguendo sia la realizzazione dei Comunicati Stampa che la produzione degli articoli del Blog di VoipVoice per ogni singola tappa. 

I complimenti 

Ad ognuna non è mancata la presenza sul campo, per testare direttamente il servizio offerto e incontrare i partecipanti di persona. L’obiettivo era creare degli incontri business e professionali, ma dal clima informale, dove alla cura del singolo dettaglio si alternasse anche un momento di relax e networking. Ci siamo riuscite. I partecipanti sono stati a loro agio, una giornata gradevole e, ovviamente, interessante dal punto di vista lavorativo. 

Desirée ci dice: “Ci sono arrivati anche i complimenti per l’organizzazione e questo, ovviamente, fa molto piacere.” E i complimenti dei partecipanti sono arrivati anche a me che ero a Castellammare, così come a Claudia: “La cosa bella di organizzare eventi è il rapporto umano che si crea con le persone (invitati, fornitori ecc) e il bello è che li puoi incontrare più volte in contesti diversi.” 

Il secondo mandato

Ma quindi? Cosa dice la casa madre??? Siamo state all’altezza delle aspettative?

Beh, direi! Non abbiamo finito il primo che stiamo già organizzando il secondo tour!

I riscontri sono arrivati dopo ogni incontro e sono stati tutti estremamente positivi. Al punto che i VoipDays continuano in autunno, ancora organizzati da Inside Factory. Un nuovo giro d’Italia con noi dietro le quinte.


A cura di Giovanna Annunziata, Press & Communication in Inside Factory.

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