Organizzare il 2° Top Partner Meeting di VoipVoice, diario di bordo.

I primi ad arrivare sono sempre Martina, Serena e Giorgio, anche perché giocano in casa, poi è la volta delle smart worker: Claudia da Padova, Giovanna (la sottoscritta, ndr) da Napoli e, infine, Desirée da Rimini. L’appuntamento era al nostro headquarter di Montelupo Fiorentino, ma in realtà noi siamo stati tutti a stretto contatto “telematico” durante l’estate per i preparativi del 2° Top Partner Meeting di VoipVoice, l’incontro semestrale rivolto agli Special Partner aziendali.

Non una semplice convention, ma il principale evento di networking della casa madre di Inside Factory. Quindi aspettative alle stelle!

Tutto era incominciato diversi mesi prima, quando ad una delle nostre consuete riunioni aziendali ci viene affidato l’incarico di organizzare l’intero meeting il 6 e 7 settembre.

LE LOCATION

Come da copione, siamo partiti con la selezione delle location, a Vinci esattamente, poco distanti da Montelupo, per celebrare il genio di Leonardo. Dopo un’attenta analisi, la scelta è ricaduta su due casali storici, Casale di Valle e Villa Vignozzi, incastonati nel verde delle colline toscane, tra i vigneti, i salici e i borghi fiorentini. Un paesaggio inusuale per chi si occupa di tecnologia, ma che si sposava appieno con l’obiettivo della due giorni, ossia il networking, l’incontro tra le persone, per analizzare insieme i risultati e progettare il prossimo futuro aziendale.

GLI OSPITI

Fase numero due. La gestione dei partecipanti. Ora, c’è da dire che la squadra degli Special Partner di VoipVoice è veramente grande, parliamo di oltre 100 persone. Inoltre, proviene da tutta Italia, da Bolzano fino a Palermo.

Quindi oltre che organizzatori di eventi ci siamo trasformati in veri e propri tour operator! In termini organizzativi ha significato: verificare il numero degli ospiti e degli accompagnatori, accogliere gli ospiti non automuniti, prenotare diverse strutture alberghiere, i ristoranti e i musei, informarsi su eventuali intolleranze o preferenze alimentari, ideare degli itinerari per gli accompagnatori non del settore che durante la convention hanno preferito visitare i borghi limitrofi, per poi ricongiungersi a cena con i familiari.

LE SESSIONI DI LAVORO

Quanto descritto fin qui riguarda solo l’accoglienza, poi c’è il meeting vero e proprio, ossia l’intera sessione dei lavori, dove diversi speaker si sono alternati sul “palco”.

Il palco. Bèh spesso si sottovalutano, ma le attrezzature possono fare la differenza. Immaginare l’intero percorso dei partecipanti, posizionare un videoproiettore, disporre le sedute, avere microfoni, wifi e aria condizionata sempre funzionanti, sono accorgimenti che vanno studiati e risolti con largo anticipo, onde evitare spiacevoli inconvenienti.

Come sopra, l’aspettativa era alle stelle, per cui tutto, ogni singolo dettaglio, dai porta badge fino all’ingresso degli Special Guest è stato organizzato alla perfezione.

IL TEMA

Il genio, la creatività, l’innovazione e le stesse invenzioni di Leonardo hanno fatto da fil rouge della due giorni. Cosa significa in chiave organizzativa? Tutta la comunicazione, le newsletter e le DEM, le slide, le presentazioni, la cartellonistica, la segnaletica e i menù, sono stati realizzati con una grafica ad hoc.

Non solo, anche i momenti di meet up e momenti ludici, sono stati sempre a tema leonardiano: durante la “cena rinascimentale” del venerdì sera, Leonardo “in persona” ha premiato i partner più meritevoli. Infine, alla chiusura dei lavori, ai vari partner presenti è stata offerta la visita ai Musei Leonardiani di Vinci, per una vera e propria “Leonardo Experience”.

Anche questi momenti meritano un’attenzione particolare e non vanno mai sottovalutati. Seduti a cena, con due risate ci si conosce di più. Sono momenti utilissimi per vedere il lato umano del proprio lavoro. Un’occasione per entrare in contatto e in confidenza con chi si parla solo attraverso le mail o il telefono.

E POI C’E’ INSIDE FACTORY

Come un alunno premiato dalla maestra, è arrivato anche il nostro momento. Durante l’immersione nel mondo di VoipVoice sono state presentate anche le altre aziende del gruppo che erogano servizi indipendenti, quindi anche la stessa Inside Factory! L’intero team è stato presentato alla platea di 47 aziende, con la promessa di lavorare insieme.

Aspettativa immediatamente confermata. Già da subito, infatti a noi l’incarico di organizzare i nuovi VoipDays di VoipVoice, la seconda parte del tour del VoIP in tutta Italia.

FOLLOW UP

Terminati i lavori, ancora euforici e fieri del risultato, siamo tornati tutti alle proprie città, sempre connessi agli account social o alle mail per conoscere i commenti della due giorni.

Voi pensate che sia finita qui? Errore! A seguito di un evento c’è sempre la fase di follow up, che include diverse attività di ufficio stampa, social media marketing e di segreteria amministrativa, o ancora alcune tipologie di comunicazioni, via e mail o telefoniche ai partecipanti.

LA SFIDA

Organizzare un evento così complesso è sempre molto affascinante e avvincente. La riuscita di un evento richiede una grande pianificazione, un team affiatato e ben coordinato e mesi di lavori. I ritmi si fanno sempre più incalzanti e stringenti. Avendo maturato una discreta esperienza nel settore, abbiamo ormai imparato a cogliere per primi ogni singolo dettaglio, la sfida è riuscire ad anticipare l’imprevisto o a risolverlo in modo ottimale. Con attenzione, passione e tenacia i risultati desiderati arrivano.

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