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Organizzare il 2° Top Partner Meeting di VoipVoice, diario di bordo.

I primi ad arrivare sono sempre Martina, Serena e Giorgio, anche perché giocano in casa, poi è la volta delle smart worker: Claudia da Padova, Giovanna (la sottoscritta, ndr) da Napoli e, infine, Desirée da Rimini. L’appuntamento era al nostro headquarter di Montelupo Fiorentino, ma in realtà noi siamo stati tutti a stretto contatto “telematico” durante l’estate per i preparativi del 2° Top Partner Meeting di VoipVoice, l’incontro semestrale rivolto agli Special Partner aziendali.

Non una semplice convention, ma il principale evento di networking della casa madre di Inside Factory. Quindi aspettative alle stelle!

Tutto era incominciato diversi mesi prima, quando ad una delle nostre consuete riunioni aziendali ci viene affidato l’incarico di organizzare l’intero meeting il 6 e 7 settembre.

LE LOCATION

Come da copione, siamo partiti con la selezione delle location, a Vinci esattamente, poco distanti da Montelupo, per celebrare il genio di Leonardo. Dopo un’attenta analisi, la scelta è ricaduta su due casali storici, Casale di Valle e Villa Vignozzi, incastonati nel verde delle colline toscane, tra i vigneti, i salici e i borghi fiorentini. Un paesaggio inusuale per chi si occupa di tecnologia, ma che si sposava appieno con l’obiettivo della due giorni, ossia il networking, l’incontro tra le persone, per analizzare insieme i risultati e progettare il prossimo futuro aziendale.

GLI OSPITI

Fase numero due. La gestione dei partecipanti. Ora, c’è da dire che la squadra degli Special Partner di VoipVoice è veramente grande, parliamo di oltre 100 persone. Inoltre, proviene da tutta Italia, da Bolzano fino a Palermo.

Quindi oltre che organizzatori di eventi ci siamo trasformati in veri e propri tour operator! In termini organizzativi ha significato: verificare il numero degli ospiti e degli accompagnatori, accogliere gli ospiti non automuniti, prenotare diverse strutture alberghiere, i ristoranti e i musei, informarsi su eventuali intolleranze o preferenze alimentari, ideare degli itinerari per gli accompagnatori non del settore che durante la convention hanno preferito visitare i borghi limitrofi, per poi ricongiungersi a cena con i familiari.

LE SESSIONI DI LAVORO

Quanto descritto fin qui riguarda solo l’accoglienza, poi c’è il meeting vero e proprio, ossia l’intera sessione dei lavori, dove diversi speaker si sono alternati sul “palco”.

Il palco. Bèh spesso si sottovalutano, ma le attrezzature possono fare la differenza. Immaginare l’intero percorso dei partecipanti, posizionare un videoproiettore, disporre le sedute, avere microfoni, wifi e aria condizionata sempre funzionanti, sono accorgimenti che vanno studiati e risolti con largo anticipo, onde evitare spiacevoli inconvenienti.

Come sopra, l’aspettativa era alle stelle, per cui tutto, ogni singolo dettaglio, dai porta badge fino all’ingresso degli Special Guest è stato organizzato alla perfezione.

IL TEMA

Il genio, la creatività, l’innovazione e le stesse invenzioni di Leonardo hanno fatto da fil rouge della due giorni. Cosa significa in chiave organizzativa? Tutta la comunicazione, le newsletter e le DEM, le slide, le presentazioni, la cartellonistica, la segnaletica e i menù, sono stati realizzati con una grafica ad hoc.

Non solo, anche i momenti di meet up e momenti ludici, sono stati sempre a tema leonardiano: durante la “cena rinascimentale” del venerdì sera, Leonardo “in persona” ha premiato i partner più meritevoli. Infine, alla chiusura dei lavori, ai vari partner presenti è stata offerta la visita ai Musei Leonardiani di Vinci, per una vera e propria “Leonardo Experience”.

Anche questi momenti meritano un’attenzione particolare e non vanno mai sottovalutati. Seduti a cena, con due risate ci si conosce di più. Sono momenti utilissimi per vedere il lato umano del proprio lavoro. Un’occasione per entrare in contatto e in confidenza con chi si parla solo attraverso le mail o il telefono.

E POI C’E’ INSIDE FACTORY

Come un alunno premiato dalla maestra, è arrivato anche il nostro momento. Durante l’immersione nel mondo di VoipVoice sono state presentate anche le altre aziende del gruppo che erogano servizi indipendenti, quindi anche la stessa Inside Factory! L’intero team è stato presentato alla platea di 47 aziende, con la promessa di lavorare insieme.

Aspettativa immediatamente confermata. Già da subito, infatti a noi l’incarico di organizzare i nuovi VoipDays di VoipVoice, la seconda parte del tour del VoIP in tutta Italia.

FOLLOW UP

Terminati i lavori, ancora euforici e fieri del risultato, siamo tornati tutti alle proprie città, sempre connessi agli account social o alle mail per conoscere i commenti della due giorni.

Voi pensate che sia finita qui? Errore! A seguito di un evento c’è sempre la fase di follow up, che include diverse attività di ufficio stampa, social media marketing e di segreteria amministrativa, o ancora alcune tipologie di comunicazioni, via e mail o telefoniche ai partecipanti.

LA SFIDA

Organizzare un evento così complesso è sempre molto affascinante e avvincente. La riuscita di un evento richiede una grande pianificazione, un team affiatato e ben coordinato e mesi di lavori. I ritmi si fanno sempre più incalzanti e stringenti. Avendo maturato una discreta esperienza nel settore, abbiamo ormai imparato a cogliere per primi ogni singolo dettaglio, la sfida è riuscire ad anticipare l’imprevisto o a risolverlo in modo ottimale. Con attenzione, passione e tenacia i risultati desiderati arrivano.

EnGenius Network: Inside Factory dietro le quinte del primo Partner Summit Europeo

Giovedì 24 maggio il team di Inside Factory era a Milano per “Visualize your Network”, il primo Partner Summit Europeo di EnGenius. E’ stato il primo evento lancio di EnGenius Network, dove sono state presentate le nuove tecnologie che rivoluzioneranno il mondo delle connessioni wireless.

C’eravamo anche noi, ma dietro le quinte, così come lo siamo stati durante tutte le fasi dell’organizzazione, per accompagnare il team di EnGenius in questo meraviglioso progetto.

Stanchi ma molto soddisfatti, vogliamo raccontarvi di questo evento, a metà tra la conferenza e la convention, un momento per incontrare i partner dell’azienda, per festeggiare i venti anni di attività, per presentare le nuove tecnologie di EnGenius, ma soprattutto per riprendere i rapporti umani. Era la prima volta che si realizzava in Europa, con circa 150 partner internazionali. Una bella sfida per EnGenius e anche Inside!

EnGenius chiama,  Inside Factory risponde

Dopo aver partecipato a numerosi eventi organizzati da Inside Factory, e aver ascoltato feedback positivi da chi si è rivolto a questa giovane azienda per i propri eventi, ho deciso di appoggiarmi a loro per il supporto all’organizzazione del primo partner summit di EnGenius Networks. Sia io che i miei colleghi, i partner italiani che quelli europei, abbiamo apprezzato la professionalità con cui lo staff di Inside Factory ci ha supportato in questo evento. Posso tranquillamente considerarmi estremamente soddisfatto”. È questo il commento di Andrea Albertini, Italy Country Manager di EnGenius Networks Europe B.V a seguito del summit.

Prima della giornata fatidica ci sono tutta una serie di attività pre-evento, che vanno gestite con il dovuto anticipo, come il recruitmet dei partner ospiti, l’allestimento della location e la formazione delle hostess. “Li abbiamo guidati e consigliati nelle diverse fasi organizzative – ci racconta Claudia, Sales Manager di Inside Factoryabbiamo seguito le attività di invito e contatto diretto con i partner. È una fase delicata che prendiamo molto a cuore: in quel momento si rappresenta il cliente ed è importante avere un atteggiamento professionale ma anche amichevole e umano, senza eccedere. Dobbiamo spiegare ai partner quelle che sono le caratteristiche principali dell’evento e dargli tutte le informazioni utili affinché arrivare all’evento sia per lui il più semplice e chiaro possibile.

La consulenza che ti consiglia

Il supporto di Inside Factory è stato un arricchimento umano e professionale. Il team si è interfacciato con il personale interno di EnGenius e con l’agenzia di PR che ci segue, e tutti hanno apprezzato la loro presenza.” continua Andrea “Da un punto di vista operativo, ci hanno supportato in molteplici attività, dalla formazione delle hostess all’allestimento ma non solo: Inside Factory ci ha fatto notare dei dettagli che altrimenti avremmo trascurato e ce ne saremmo accorti troppo tardi! Come, ad esempio, la scelta della musica!

La bussola in sala

Il primo Partner Summit Europeo di EnGenius prevedeva una scaletta canonica, con presentazioni, interventi e case history, senza far mancare i momenti informali di networking, dal pranzo al party serale.  Quando si partecipa da spettatori a un evento del genere, spesso si dà per scontato il naturale susseguirsi dei momenti, come se fosse una cosa così ovvia da sembrare automatica. Chi organizza eventi sa che questa naturalezza è il risultato di un lungo lavoro organizzativo alle spalle. Il lavoro c’è ed è tanto. Il convegno deve essere piacevole per chi partecipa, altrimenti diventa un sequestro di persona! Dare vivacità ai momenti, raccontare storie, creare interesse: ecco come si coinvolge! Tutto questo si è verificato giovedì e ne siamo davvero contenti!

Lavorare insieme ad Inside Factory è stato molto prezioso, non solo in tutta l’organizzazione pre-evento, ma anche il giorno stesso della convention. Desirée (Event Manager di Inside Factory) ha avuto molta padronanza della situazione, si è interfacciata con le hostess, con i relatori e soprattutto con noi responsabili, guidandoci nella scaletta, dandoci i tempi e riuscendo a gestire magistralmente tutte le piccole criticità che si sono verificate. È stata un supporto fondamentale.

Le parole di Andrea non possono che renderci felici e orgogliosi del nostro lavoro, poiché noi lo portiamo avanti con professionalità e passione, ci mettiamo del nostro e ci impegniamo al 100%.

Grazie quindi ad Andrea e ad EnGenius Network per aver scelto di collaborare con Inside Factory, ad maiora!

A cura di Giovanna Annunziata, Press & Communication in Inside Factory.