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“La prova del Tour”: cosa ha significato organizzare i VoipDays di VoipVoice

Giusto un anno fa ci stavamo presentando ad una ad una, noi del team, raccontando l’entusiasmo nell’intraprendere la nuova avventura chiamata Inside Factory.

Nata come costola di VoipVoice, piano piano Inside Factory è cresciuta e ha cominciato a camminare sulle proprie gambe, occupandosi di comunicazione ed eventi. Ma Inside non è la solita agenzia, ha qualcosa in più. I suoi valori principali sono lo smart working, il lavoro per obiettivi e non in base all’orario di cartellino, gli eventi non convenzionali. La sua sfida? Raccontare emozioni, che si tratti di tecnologia, di una mostra zoofila o di un evento stellare (ogni citazione NON è puramente casuale). 

Ovviamente, se ad un certo punto la casa madre ha bisogno di un supporto per l’organizzazione di un tour di eventi in tutta Italia, vuoi che Inside, da figlio diligente, non sia in prima fila pronta a battersi per la madre patria?

La cerimonia dell’investitura

Così, orgogliosa della sua creatura, VoipVoice ha affidato al team di Inside l’organizzazione del suo roadshow, i VoipDays. Il Grand Tour del VoIP è composto da 9 tappe tra nord, centro e sud Italia, divise con uno schema 1 (isola) -4 (nord) – 2 (centro)- 2 (sud). Badate bene, sono meeting dove l’azienda incontra i partner ed installatori sparsi sul territorio nazionale.  Si tratta, quindi, di momenti fondamentali e rappresentativi per l’azienda. 

Non esageriamo se le aspettative erano: timing svizzero, cibo gourmet, location mozzafiato – possibilmente non convenzionali -, recruitment dei partecipanti amichevole-ma-professionale-ma-non-distaccato-mi-raccomando.
Il tutto raccontato in un successivo diario di bordo post evento singolo – attività che ha riguardato la sottoscritta – puntualmente redatto da Inside, su un percorso di ascolto, analisi e interpretazione delle descrizioni e sensazioni di chi c’era. 

Ok, no problem. 

L’organizzazione dislocata

Dopo un momento di vertigine, le donne di Inside Factory hanno accettato la sfida. 
– Ah sì, perché a parte il prezioso supporto grafico, il team è composto tutto da donne.- 

Organizzare e gestire il proprio lavoro da diversi punti d’Italia. Tutto il team di Inside Factory lavora e si confronta in modalità smart. Il coordinamento centrale è a Montelupo Fiorentino, qui troviamo Martina, Executive Director Inside Factory che coordina le attività come un direttore d’orchestra, affiancata da Serena, Executive Team Inside Factory e da Greta, all’area amministrazione.

La struttura operativa, invece, è situata tra Padova, Rimini e Napoli. “Credo che sia un lavoro perfettamente gestibile da remoto, non importa assolutamente dover essere in un ufficio o in un posto in particolare. Con il resto del team è fondamentale fare call di allineamento.” rassicura Desirée.

Ormai abituate alla gestione del carico in smart working, il flusso di lavoro è ben collaudato: “Personalmente ho sfruttato il lavoro agile organizzando delle fasce orarie per determinate attività: un esempio, l’analisi delle proposte di fornitori le ho evase al di fuori degli orari standard d’ufficio per una maggiore concentrazione e tranquillità di valutazione. Con le altre colleghe abbiamo trovato giorno dopo giorno la giusta tecnica di collaborazione, affinando i processi e identificando i migliori per noi!” descrive Claudia.

In particolare Claudia e Desirée hanno curato il recruitment  e tutta la customer care degli ospiti, le relazione con i fornitori (location, catering ecc), nonché tanti altri aspetti che un buon mago non può svelare! “Organizzazione eventi è soprattutto anticipazione dei problemi e flessibilità. Gestione degli imprevisti anche! Ad esempio, abbiamo dovuto cambiare sala poco prima del meeting di Bari per esigenze di numero.” ci spiega Desirèe.

Io, Giovanna, ho intervistato i partner vincitori del Premio “Nel segno di Leonardo, come il VoIP ti ha cambiato la vita”, ho ascoltato e scritto tanto, seguendo sia la realizzazione dei Comunicati Stampa che la produzione degli articoli del Blog di VoipVoice per ogni singola tappa. 

I complimenti 

Ad ognuna non è mancata la presenza sul campo, per testare direttamente il servizio offerto e incontrare i partecipanti di persona. L’obiettivo era creare degli incontri business e professionali, ma dal clima informale, dove alla cura del singolo dettaglio si alternasse anche un momento di relax e networking. Ci siamo riuscite. I partecipanti sono stati a loro agio, una giornata gradevole e, ovviamente, interessante dal punto di vista lavorativo. 

Desirée ci dice: “Ci sono arrivati anche i complimenti per l’organizzazione e questo, ovviamente, fa molto piacere.” E i complimenti dei partecipanti sono arrivati anche a me che ero a Castellammare, così come a Claudia: “La cosa bella di organizzare eventi è il rapporto umano che si crea con le persone (invitati, fornitori ecc) e il bello è che li puoi incontrare più volte in contesti diversi.” 

Il secondo mandato

Ma quindi? Cosa dice la casa madre??? Siamo state all’altezza delle aspettative?

Beh, direi! Non abbiamo finito il primo che stiamo già organizzando il secondo tour!

I riscontri sono arrivati dopo ogni incontro e sono stati tutti estremamente positivi. Al punto che i VoipDays continuano in autunno, ancora organizzati da Inside Factory. Un nuovo giro d’Italia con noi dietro le quinte.


A cura di Giovanna Annunziata, Press & Communication in Inside Factory.

EnGenius Network: Inside Factory dietro le quinte del primo Partner Summit Europeo

Giovedì 24 maggio il team di Inside Factory era a Milano per “Visualize your Network”, il primo Partner Summit Europeo di EnGenius. E’ stato il primo evento lancio di EnGenius Network, dove sono state presentate le nuove tecnologie che rivoluzioneranno il mondo delle connessioni wireless.

C’eravamo anche noi, ma dietro le quinte, così come lo siamo stati durante tutte le fasi dell’organizzazione, per accompagnare il team di EnGenius in questo meraviglioso progetto.

Stanchi ma molto soddisfatti, vogliamo raccontarvi di questo evento, a metà tra la conferenza e la convention, un momento per incontrare i partner dell’azienda, per festeggiare i venti anni di attività, per presentare le nuove tecnologie di EnGenius, ma soprattutto per riprendere i rapporti umani. Era la prima volta che si realizzava in Europa, con circa 150 partner internazionali. Una bella sfida per EnGenius e anche Inside!

EnGenius chiama,  Inside Factory risponde

Dopo aver partecipato a numerosi eventi organizzati da Inside Factory, e aver ascoltato feedback positivi da chi si è rivolto a questa giovane azienda per i propri eventi, ho deciso di appoggiarmi a loro per il supporto all’organizzazione del primo partner summit di EnGenius Networks. Sia io che i miei colleghi, i partner italiani che quelli europei, abbiamo apprezzato la professionalità con cui lo staff di Inside Factory ci ha supportato in questo evento. Posso tranquillamente considerarmi estremamente soddisfatto”. È questo il commento di Andrea Albertini, Italy Country Manager di EnGenius Networks Europe B.V a seguito del summit.

Prima della giornata fatidica ci sono tutta una serie di attività pre-evento, che vanno gestite con il dovuto anticipo, come il recruitmet dei partner ospiti, l’allestimento della location e la formazione delle hostess. “Li abbiamo guidati e consigliati nelle diverse fasi organizzative – ci racconta Claudia, Sales Manager di Inside Factoryabbiamo seguito le attività di invito e contatto diretto con i partner. È una fase delicata che prendiamo molto a cuore: in quel momento si rappresenta il cliente ed è importante avere un atteggiamento professionale ma anche amichevole e umano, senza eccedere. Dobbiamo spiegare ai partner quelle che sono le caratteristiche principali dell’evento e dargli tutte le informazioni utili affinché arrivare all’evento sia per lui il più semplice e chiaro possibile.

La consulenza che ti consiglia

Il supporto di Inside Factory è stato un arricchimento umano e professionale. Il team si è interfacciato con il personale interno di EnGenius e con l’agenzia di PR che ci segue, e tutti hanno apprezzato la loro presenza.” continua Andrea “Da un punto di vista operativo, ci hanno supportato in molteplici attività, dalla formazione delle hostess all’allestimento ma non solo: Inside Factory ci ha fatto notare dei dettagli che altrimenti avremmo trascurato e ce ne saremmo accorti troppo tardi! Come, ad esempio, la scelta della musica!

La bussola in sala

Il primo Partner Summit Europeo di EnGenius prevedeva una scaletta canonica, con presentazioni, interventi e case history, senza far mancare i momenti informali di networking, dal pranzo al party serale.  Quando si partecipa da spettatori a un evento del genere, spesso si dà per scontato il naturale susseguirsi dei momenti, come se fosse una cosa così ovvia da sembrare automatica. Chi organizza eventi sa che questa naturalezza è il risultato di un lungo lavoro organizzativo alle spalle. Il lavoro c’è ed è tanto. Il convegno deve essere piacevole per chi partecipa, altrimenti diventa un sequestro di persona! Dare vivacità ai momenti, raccontare storie, creare interesse: ecco come si coinvolge! Tutto questo si è verificato giovedì e ne siamo davvero contenti!

Lavorare insieme ad Inside Factory è stato molto prezioso, non solo in tutta l’organizzazione pre-evento, ma anche il giorno stesso della convention. Desirée (Event Manager di Inside Factory) ha avuto molta padronanza della situazione, si è interfacciata con le hostess, con i relatori e soprattutto con noi responsabili, guidandoci nella scaletta, dandoci i tempi e riuscendo a gestire magistralmente tutte le piccole criticità che si sono verificate. È stata un supporto fondamentale.

Le parole di Andrea non possono che renderci felici e orgogliosi del nostro lavoro, poiché noi lo portiamo avanti con professionalità e passione, ci mettiamo del nostro e ci impegniamo al 100%.

Grazie quindi ad Andrea e ad EnGenius Network per aver scelto di collaborare con Inside Factory, ad maiora!

A cura di Giovanna Annunziata, Press & Communication in Inside Factory.

Inside Factory 2.0: il nostro know how al fianco delle imprese

Anno nuovo, vita nuova ed Inside Factory non è da meno. E così, dopo aver ragionato un po’, Inside Factory presenta i suoi servizi per imprese e professionisti!

Tutto è partito dai nostri partner, diverse aziende ci hanno scelto per accompagnarle in alcune attività e così abbiamo pensato. Perché non mettere a disposizione quello che sappiamo fare meglio?

Questo è il nostro business. Un’agenzia di comunicazione, marketing organizzazione di eventi business e formazione. Cosa abbiamo in più rispetto ad altre agenzie? Non ci limitiamo alla mera esecuzione del comunicato stampa o della segreteria – certo, sappiamo fare anche quello – ma, in più – realizziamo un
contenuto che va oltre, che è capace di emozionare, di raccontare una
storia
, di coinvolgere.
La principale caratteristica di Inside non è solo la capacità di comunicare ma di comunicare sempre emozioni. Cosa molto difficile se pensiamo alle aziende della tecnologia, IT e ICT, ma altrettanto impossibile se pensiamo al GDPR o alla fatturazione elettronica. Eppure, come dimostrano i nostri progetti, noi ce l’abbiamo fatta. Quanto può emozionare una direttiva UE
oppure quanto può emozionare un router? Inside Factory riesce laddove altri avrebbero la sindrome del foglio bianco.

Comunicare non è da tutti

Lavoriamo a stretto contatto con il settore IT e ci siamo resi conto che molte aziende non sono strutturate con un ufficio comunicazione interno, per mille ragioni: non è core business, non ne hanno le forze, non c’è una struttura adeguata, viene sottovalutata o, peggio ancora, viene delegata allo stagista inesperto o alla segretaria/centralinista/assistente, che tra le mille attività, arrangia quel che può. Da situazioni del genere escono e mail sformattate, siti internet statici, pagine social aggiornate al 2015… un pessimo biglietto da visita, che è meglio eliminare del tutto.

Insomma, la comunicazione viene data sempre per scontata, ma non è scontato che venga fatta bene.

Comunicazione per tutti

Inside Factory possiede il know how per fare un’ottima comunicazione. Inside può offrire alle aziende un ufficio esterno di comunicazione, marketing e organizzazione eventi. Capace di seguirne l’intero processo, dalla gestione delle newsletter all’organizzazione di grandi eventi.

Inside
Factory offre alle aziende un servizio su misura, adatto alle esigenze del cliente. Ecco cosa sappiamo fare bene.

Partiamo dalla comunicazione. La comunicazione è la chiave del business! Un’azienda che non comunica, non esiste! Ma attenzione, una comunicazione sbagliata può danneggiare la propria reputazione e la propria credibilità! Inside Factory offre un supporto per la comunicazione strategica e ufficio stampa,
ci occupiamo dei social network, delle DEM e newsletter. Nonché di articoli, interviste e publiredazionali.

Organizziamo eventi business. Che siano seminari, workshop, tour, convention, o qualunque altro incontro, possiamo seguire l’azienda dall’ideazione del  format e dei contenuti fino alla gestione dei fornitori o degli iscritti.

Organizziamo corsi di formazione per aziende. Sebbene gli esami universitari siano terminati da un pezzo, non manca mai la necessità di imparare. Inside Factory offre corsi ad hoc per le aziende, con un taglio pratico. Su questo aspetto abbiamo in serbo una grande sorpresa, per ora diciamo solo il nome… Digital Inside!

In concomitanza con il Capodanno cinese diamo il via ai nuovi servizi di Inside Factory, diciamo un Inside Factory 2.0.

Contattateci per saperne di più!

Stay tuned!