Articoli

Organizzare il 2° Top Partner Meeting di VoipVoice, diario di bordo.

I primi ad arrivare sono sempre Martina, Serena e Giorgio, anche perché giocano in casa, poi è la volta delle smart worker: Claudia da Padova, Giovanna (la sottoscritta, ndr) da Napoli e, infine, Desirée da Rimini. L’appuntamento era al nostro headquarter di Montelupo Fiorentino, ma in realtà noi siamo stati tutti a stretto contatto “telematico” durante l’estate per i preparativi del 2° Top Partner Meeting di VoipVoice, l’incontro semestrale rivolto agli Special Partner aziendali.

Non una semplice convention, ma il principale evento di networking della casa madre di Inside Factory. Quindi aspettative alle stelle!

Tutto era incominciato diversi mesi prima, quando ad una delle nostre consuete riunioni aziendali ci viene affidato l’incarico di organizzare l’intero meeting il 6 e 7 settembre.

LE LOCATION

Come da copione, siamo partiti con la selezione delle location, a Vinci esattamente, poco distanti da Montelupo, per celebrare il genio di Leonardo. Dopo un’attenta analisi, la scelta è ricaduta su due casali storici, Casale di Valle e Villa Vignozzi, incastonati nel verde delle colline toscane, tra i vigneti, i salici e i borghi fiorentini. Un paesaggio inusuale per chi si occupa di tecnologia, ma che si sposava appieno con l’obiettivo della due giorni, ossia il networking, l’incontro tra le persone, per analizzare insieme i risultati e progettare il prossimo futuro aziendale.

GLI OSPITI

Fase numero due. La gestione dei partecipanti. Ora, c’è da dire che la squadra degli Special Partner di VoipVoice è veramente grande, parliamo di oltre 100 persone. Inoltre, proviene da tutta Italia, da Bolzano fino a Palermo.

Quindi oltre che organizzatori di eventi ci siamo trasformati in veri e propri tour operator! In termini organizzativi ha significato: verificare il numero degli ospiti e degli accompagnatori, accogliere gli ospiti non automuniti, prenotare diverse strutture alberghiere, i ristoranti e i musei, informarsi su eventuali intolleranze o preferenze alimentari, ideare degli itinerari per gli accompagnatori non del settore che durante la convention hanno preferito visitare i borghi limitrofi, per poi ricongiungersi a cena con i familiari.

LE SESSIONI DI LAVORO

Quanto descritto fin qui riguarda solo l’accoglienza, poi c’è il meeting vero e proprio, ossia l’intera sessione dei lavori, dove diversi speaker si sono alternati sul “palco”.

Il palco. Bèh spesso si sottovalutano, ma le attrezzature possono fare la differenza. Immaginare l’intero percorso dei partecipanti, posizionare un videoproiettore, disporre le sedute, avere microfoni, wifi e aria condizionata sempre funzionanti, sono accorgimenti che vanno studiati e risolti con largo anticipo, onde evitare spiacevoli inconvenienti.

Come sopra, l’aspettativa era alle stelle, per cui tutto, ogni singolo dettaglio, dai porta badge fino all’ingresso degli Special Guest è stato organizzato alla perfezione.

IL TEMA

Il genio, la creatività, l’innovazione e le stesse invenzioni di Leonardo hanno fatto da fil rouge della due giorni. Cosa significa in chiave organizzativa? Tutta la comunicazione, le newsletter e le DEM, le slide, le presentazioni, la cartellonistica, la segnaletica e i menù, sono stati realizzati con una grafica ad hoc.

Non solo, anche i momenti di meet up e momenti ludici, sono stati sempre a tema leonardiano: durante la “cena rinascimentale” del venerdì sera, Leonardo “in persona” ha premiato i partner più meritevoli. Infine, alla chiusura dei lavori, ai vari partner presenti è stata offerta la visita ai Musei Leonardiani di Vinci, per una vera e propria “Leonardo Experience”.

Anche questi momenti meritano un’attenzione particolare e non vanno mai sottovalutati. Seduti a cena, con due risate ci si conosce di più. Sono momenti utilissimi per vedere il lato umano del proprio lavoro. Un’occasione per entrare in contatto e in confidenza con chi si parla solo attraverso le mail o il telefono.

E POI C’E’ INSIDE FACTORY

Come un alunno premiato dalla maestra, è arrivato anche il nostro momento. Durante l’immersione nel mondo di VoipVoice sono state presentate anche le altre aziende del gruppo che erogano servizi indipendenti, quindi anche la stessa Inside Factory! L’intero team è stato presentato alla platea di 47 aziende, con la promessa di lavorare insieme.

Aspettativa immediatamente confermata. Già da subito, infatti a noi l’incarico di organizzare i nuovi VoipDays di VoipVoice, la seconda parte del tour del VoIP in tutta Italia.

FOLLOW UP

Terminati i lavori, ancora euforici e fieri del risultato, siamo tornati tutti alle proprie città, sempre connessi agli account social o alle mail per conoscere i commenti della due giorni.

Voi pensate che sia finita qui? Errore! A seguito di un evento c’è sempre la fase di follow up, che include diverse attività di ufficio stampa, social media marketing e di segreteria amministrativa, o ancora alcune tipologie di comunicazioni, via e mail o telefoniche ai partecipanti.

LA SFIDA

Organizzare un evento così complesso è sempre molto affascinante e avvincente. La riuscita di un evento richiede una grande pianificazione, un team affiatato e ben coordinato e mesi di lavori. I ritmi si fanno sempre più incalzanti e stringenti. Avendo maturato una discreta esperienza nel settore, abbiamo ormai imparato a cogliere per primi ogni singolo dettaglio, la sfida è riuscire ad anticipare l’imprevisto o a risolverlo in modo ottimale. Con attenzione, passione e tenacia i risultati desiderati arrivano.

VOIPDAYS 2019

Dopo il grande successo del Giro d’Italia in VoIP spring summer edition, con 190 iscritti e oltre 150 partecipanti, i VoipDays 2019 ripartono! 8 tappe in 8 diverse regioni italiane per essere parte attiva nella digitalizzazione delle aziende!

Il VoIP infatti non è solo una tecnologia moderna che permette un notevole risparmio economico ma rappresenta uno degli strumenti a servizio di tutte quelle imprese che vogliono sfruttarne le potenzialità e i vantaggi: dai minori costi di infrastruttura a più basse emissioni di CO2 con riduzione di inquinamento, dalla mobilità alla molteplicità dei canali voce, dallo Smart Working fino ai web meetingIl VoIP modifica l’organizzazione dei processi aziendali, è un vero e proprio cambio di paradigma!

Per questo vogliamo incrementare la community di System IntegratorInstallatori e professionisti che lo diffondono in tutta Italia attraverso i nostri VoipDays, giornate dedicate alla scoperta delle opportunità di Business grazie al VoIP e alle connettività performanti e al networking con Case History reali.

#SAVETHEDATE

Scegli la tappa nella tua regione e partecipa ai nostri VoipDays!

25/09 VOIPDAY LOMBARDIA 

09/10 VOIPDAY VENETO

10/10 VOIPDAY EMILIA ROMAGNA  

17/10 VOIPDAY LAZIO 

21/11 VOIPDAY TOSCANA

28/11 VOIPDAY SICILIA 

05/12 VOIPDAY CALABRIA/BASILICATA 

11/12 VOIPDAY ABRUZZO/MOLISE 

Per maggiori informazioni in merito ai VoIP Day, scrivi a marketing@voipvoice.it oppure chiama lo 055 0935400

“La prova del Tour”: cosa ha significato organizzare i VoipDays di VoipVoice

Giusto un anno fa ci stavamo presentando ad una ad una, noi del team, raccontando l’entusiasmo nell’intraprendere la nuova avventura chiamata Inside Factory.

Nata come costola di VoipVoice, piano piano Inside Factory è cresciuta e ha cominciato a camminare sulle proprie gambe, occupandosi di comunicazione ed eventi. Ma Inside non è la solita agenzia, ha qualcosa in più. I suoi valori principali sono lo smart working, il lavoro per obiettivi e non in base all’orario di cartellino, gli eventi non convenzionali. La sua sfida? Raccontare emozioni, che si tratti di tecnologia, di una mostra zoofila o di un evento stellare (ogni citazione NON è puramente casuale). 

Ovviamente, se ad un certo punto la casa madre ha bisogno di un supporto per l’organizzazione di un tour di eventi in tutta Italia, vuoi che Inside, da figlio diligente, non sia in prima fila pronta a battersi per la madre patria?

La cerimonia dell’investitura

Così, orgogliosa della sua creatura, VoipVoice ha affidato al team di Inside l’organizzazione del suo roadshow, i VoipDays. Il Grand Tour del VoIP è composto da 9 tappe tra nord, centro e sud Italia, divise con uno schema 1 (isola) -4 (nord) – 2 (centro)- 2 (sud). Badate bene, sono meeting dove l’azienda incontra i partner ed installatori sparsi sul territorio nazionale.  Si tratta, quindi, di momenti fondamentali e rappresentativi per l’azienda. 

Non esageriamo se le aspettative erano: timing svizzero, cibo gourmet, location mozzafiato – possibilmente non convenzionali -, recruitment dei partecipanti amichevole-ma-professionale-ma-non-distaccato-mi-raccomando.
Il tutto raccontato in un successivo diario di bordo post evento singolo – attività che ha riguardato la sottoscritta – puntualmente redatto da Inside, su un percorso di ascolto, analisi e interpretazione delle descrizioni e sensazioni di chi c’era. 

Ok, no problem. 

L’organizzazione dislocata

Dopo un momento di vertigine, le donne di Inside Factory hanno accettato la sfida. 
– Ah sì, perché a parte il prezioso supporto grafico, il team è composto tutto da donne.- 

Organizzare e gestire il proprio lavoro da diversi punti d’Italia. Tutto il team di Inside Factory lavora e si confronta in modalità smart. Il coordinamento centrale è a Montelupo Fiorentino, qui troviamo Martina, Executive Director Inside Factory che coordina le attività come un direttore d’orchestra, affiancata da Serena, Executive Team Inside Factory e da Greta, all’area amministrazione.

La struttura operativa, invece, è situata tra Padova, Rimini e Napoli. “Credo che sia un lavoro perfettamente gestibile da remoto, non importa assolutamente dover essere in un ufficio o in un posto in particolare. Con il resto del team è fondamentale fare call di allineamento.” rassicura Desirée.

Ormai abituate alla gestione del carico in smart working, il flusso di lavoro è ben collaudato: “Personalmente ho sfruttato il lavoro agile organizzando delle fasce orarie per determinate attività: un esempio, l’analisi delle proposte di fornitori le ho evase al di fuori degli orari standard d’ufficio per una maggiore concentrazione e tranquillità di valutazione. Con le altre colleghe abbiamo trovato giorno dopo giorno la giusta tecnica di collaborazione, affinando i processi e identificando i migliori per noi!” descrive Claudia.

In particolare Claudia e Desirée hanno curato il recruitment  e tutta la customer care degli ospiti, le relazione con i fornitori (location, catering ecc), nonché tanti altri aspetti che un buon mago non può svelare! “Organizzazione eventi è soprattutto anticipazione dei problemi e flessibilità. Gestione degli imprevisti anche! Ad esempio, abbiamo dovuto cambiare sala poco prima del meeting di Bari per esigenze di numero.” ci spiega Desirèe.

Io, Giovanna, ho intervistato i partner vincitori del Premio “Nel segno di Leonardo, come il VoIP ti ha cambiato la vita”, ho ascoltato e scritto tanto, seguendo sia la realizzazione dei Comunicati Stampa che la produzione degli articoli del Blog di VoipVoice per ogni singola tappa. 

I complimenti 

Ad ognuna non è mancata la presenza sul campo, per testare direttamente il servizio offerto e incontrare i partecipanti di persona. L’obiettivo era creare degli incontri business e professionali, ma dal clima informale, dove alla cura del singolo dettaglio si alternasse anche un momento di relax e networking. Ci siamo riuscite. I partecipanti sono stati a loro agio, una giornata gradevole e, ovviamente, interessante dal punto di vista lavorativo. 

Desirée ci dice: “Ci sono arrivati anche i complimenti per l’organizzazione e questo, ovviamente, fa molto piacere.” E i complimenti dei partecipanti sono arrivati anche a me che ero a Castellammare, così come a Claudia: “La cosa bella di organizzare eventi è il rapporto umano che si crea con le persone (invitati, fornitori ecc) e il bello è che li puoi incontrare più volte in contesti diversi.” 

Il secondo mandato

Ma quindi? Cosa dice la casa madre??? Siamo state all’altezza delle aspettative?

Beh, direi! Non abbiamo finito il primo che stiamo già organizzando il secondo tour!

I riscontri sono arrivati dopo ogni incontro e sono stati tutti estremamente positivi. Al punto che i VoipDays continuano in autunno, ancora organizzati da Inside Factory. Un nuovo giro d’Italia con noi dietro le quinte.


A cura di Giovanna Annunziata, Press & Communication in Inside Factory.

VoipDays 2019: riparte il tour sul VoIP organizzato da VoipVoice

 Prendono il via i VoipDays 2019, gli incontri di VoipVoice aperti a tutta la community di System Integrator, Installatori e professionisti della telefonia VoIP, ai partner di VoipVoice e a chi non lo è ancora e vuole saperne di più.

Il giro d’Italia in VoIP parte dal Friuli Venezia Giulia per arrivare in Puglia, passando per Trentino Alto Adige, Campania, Puglia, Umbria, Marche, Liguria e Piemonte durante i mesi di maggio e giugno 2019, con giornate dedicate alla scoperta delle opportunità di Business grazie alla telefonia VoIP e alle connettività performanti, dove non mancheranno Case History reali e occasioni di networking. Tanto VoIP ma non solo quindi, perchè l’obiettivo è far capire come utilizzare questa tecnologia per diffondere ulteriormente l’innovazione e digitalizzare le aziende italiane

Il VoIP infatti modifica l’organizzazione dei processi aziendali e rappresenta un vero e proprio cambio di paradigma. Oltre ad un notevole risparmio economico, ha numerose potenzialità e vantaggi: dai minori costi di infrastruttura a più basse emissioni di CO2 con riduzione di inquinamento, dalla mobilità alla molteplicità dei canali voce, dallo Smart Working fino ai web meeting.

Durante i VoipDays raccontiamo chi è VoipVoice, tutta la nostra realtà e la nostra filosofia aziendale. – spiega Simone Terreni, Managing Director VoipVoice – Noi veramente crediamo nel VoIP come evoluzione del mercato delle TLC, per questo vogliamo incrementare sempre di più la nostra community. È un’occasione per presentare noi stessi ed illustrare le procedure, i servizi, la modulistica e i percorsi formativi che offriamo – continua Terreni – ma soprattutto per far comprendere appieno le potenzialità di business e di crescita che ci sono. Questa è solo la prima parte del Tour 2019, ad ottobre replicheremo nelle altre regioni che non sono state toccate in questi mesi!”.

Questo il calendario con tutte le giornate, scegli la tappa nella tua regione e partecipa ai VoipDays!

17/05 VOIPDAY FRIULI VENEZIA GIULIA

21/05 VOIPDAY TRENTINO ALTO ADIGE

30/05 VOIPDAY CAMPANIA

11/06 VOIPDAY PUGLIA

20/06 VOIPDAY UMBRIA

21/06 VOIPDAY MARCHE

25/06 VOIPDAY LIGURIA

26/06 VOIPDAY PIEMONTE

Per maggiori informazioni in merito ai VoipDays: marketing@voipvoice.it 055 0935400.