“La prova del Tour”: cosa ha significato organizzare i VoipDays di VoipVoice

Giusto un anno fa ci stavamo presentando ad una ad una, noi del team, raccontando l’entusiasmo nell’intraprendere la nuova avventura chiamata Inside Factory.

Nata come costola di VoipVoice, piano piano Inside Factory è cresciuta e ha cominciato a camminare sulle proprie gambe, occupandosi di comunicazione ed eventi. Ma Inside non è la solita agenzia, ha qualcosa in più. I suoi valori principali sono lo smart working, il lavoro per obiettivi e non in base all’orario di cartellino, gli eventi non convenzionali. La sua sfida? Raccontare emozioni, che si tratti di tecnologia, di una mostra zoofila o di un evento stellare (ogni citazione NON è puramente casuale). 

Ovviamente, se ad un certo punto la casa madre ha bisogno di un supporto per l’organizzazione di un tour di eventi in tutta Italia, vuoi che Inside, da figlio diligente, non sia in prima fila pronta a battersi per la madre patria?

La cerimonia dell’investitura

Così, orgogliosa della sua creatura, VoipVoice ha affidato al team di Inside l’organizzazione del suo roadshow, i VoipDays. Il Grand Tour del VoIP è composto da 9 tappe tra nord, centro e sud Italia, divise con uno schema 1 (isola) -4 (nord) – 2 (centro)- 2 (sud). Badate bene, sono meeting dove l’azienda incontra i partner ed installatori sparsi sul territorio nazionale.  Si tratta, quindi, di momenti fondamentali e rappresentativi per l’azienda. 

Non esageriamo se le aspettative erano: timing svizzero, cibo gourmet, location mozzafiato – possibilmente non convenzionali -, recruitment dei partecipanti amichevole-ma-professionale-ma-non-distaccato-mi-raccomando.
Il tutto raccontato in un successivo diario di bordo post evento singolo – attività che ha riguardato la sottoscritta – puntualmente redatto da Inside, su un percorso di ascolto, analisi e interpretazione delle descrizioni e sensazioni di chi c’era. 

Ok, no problem. 

L’organizzazione dislocata

Dopo un momento di vertigine, le donne di Inside Factory hanno accettato la sfida. 
– Ah sì, perché a parte il prezioso supporto grafico, il team è composto tutto da donne.- 

Organizzare e gestire il proprio lavoro da diversi punti d’Italia. Tutto il team di Inside Factory lavora e si confronta in modalità smart. Il coordinamento centrale è a Montelupo Fiorentino, qui troviamo Martina, Executive Director Inside Factory che coordina le attività come un direttore d’orchestra, affiancata da Serena, Executive Team Inside Factory e da Greta, all’area amministrazione.

La struttura operativa, invece, è situata tra Padova, Rimini e Napoli. “Credo che sia un lavoro perfettamente gestibile da remoto, non importa assolutamente dover essere in un ufficio o in un posto in particolare. Con il resto del team è fondamentale fare call di allineamento.” rassicura Desirée.

Ormai abituate alla gestione del carico in smart working, il flusso di lavoro è ben collaudato: “Personalmente ho sfruttato il lavoro agile organizzando delle fasce orarie per determinate attività: un esempio, l’analisi delle proposte di fornitori le ho evase al di fuori degli orari standard d’ufficio per una maggiore concentrazione e tranquillità di valutazione. Con le altre colleghe abbiamo trovato giorno dopo giorno la giusta tecnica di collaborazione, affinando i processi e identificando i migliori per noi!” descrive Claudia.

In particolare Claudia e Desirée hanno curato il recruitment  e tutta la customer care degli ospiti, le relazione con i fornitori (location, catering ecc), nonché tanti altri aspetti che un buon mago non può svelare! “Organizzazione eventi è soprattutto anticipazione dei problemi e flessibilità. Gestione degli imprevisti anche! Ad esempio, abbiamo dovuto cambiare sala poco prima del meeting di Bari per esigenze di numero.” ci spiega Desirèe.

Io, Giovanna, ho intervistato i partner vincitori del Premio “Nel segno di Leonardo, come il VoIP ti ha cambiato la vita”, ho ascoltato e scritto tanto, seguendo sia la realizzazione dei Comunicati Stampa che la produzione degli articoli del Blog di VoipVoice per ogni singola tappa. 

I complimenti 

Ad ognuna non è mancata la presenza sul campo, per testare direttamente il servizio offerto e incontrare i partecipanti di persona. L’obiettivo era creare degli incontri business e professionali, ma dal clima informale, dove alla cura del singolo dettaglio si alternasse anche un momento di relax e networking. Ci siamo riuscite. I partecipanti sono stati a loro agio, una giornata gradevole e, ovviamente, interessante dal punto di vista lavorativo. 

Desirée ci dice: “Ci sono arrivati anche i complimenti per l’organizzazione e questo, ovviamente, fa molto piacere.” E i complimenti dei partecipanti sono arrivati anche a me che ero a Castellammare, così come a Claudia: “La cosa bella di organizzare eventi è il rapporto umano che si crea con le persone (invitati, fornitori ecc) e il bello è che li puoi incontrare più volte in contesti diversi.” 

Il secondo mandato

Ma quindi? Cosa dice la casa madre??? Siamo state all’altezza delle aspettative?

Beh, direi! Non abbiamo finito il primo che stiamo già organizzando il secondo tour!

I riscontri sono arrivati dopo ogni incontro e sono stati tutti estremamente positivi. Al punto che i VoipDays continuano in autunno, ancora organizzati da Inside Factory. Un nuovo giro d’Italia con noi dietro le quinte.


A cura di Giovanna Annunziata, Press & Communication in Inside Factory.

Ti racconto una storia, il marketing con lo storytelling

Venerdì 8 marzo prende il via Storytelling, il marketing attraverso le storie, il primo corso di Digital Inside. L’appuntamento con Simone Terreni, imprenditore, formatore e storyteller, sarà proprio in casa Inside Factory, a Montelupo Fiorentino, Firenze.
Il corso è rivolto ad un massimo di 20 alunni ed è dedicato a professionisti ed aziende, in particolare ai responsabili marketing e social media manager.

Per partecipare, è possibile acquistare il biglietto qui.
In attesa dell’8 marzo, abbiamo incontrato il nostro docente e posto alcune domande.

Cos’è per te lo storytelling?

Sfila via i fatti quel che resta è storytelling!”. Questa è una definizione che danno gli esperti di Comunicazione. Se togli diciamo la parte materiale, i numeri, i dati concreti, tutto il resto è un’interpretazione della realtà. E la realtà, oltre ad essere interpretata, va raccontata. Da sempre l’uomo usa le storie come sistema per metabolizzare eventi, imparare, crescere, comunicare, evolversi. Lo Storytelling è qualcosa che fa parte dell’uomo. L’uomo ha bisogno delle storie, cerca storie, vuole storie. Più che Homo Sapiens Sapiens noi siamo Homo Fictus, la grande grande scimmia che racconta storie.

Oggi giorno non siamo già bombardati di storie?

Siamo completamente immersi nelle storie. Anzi le storie dominano la nostra vita. A volte ce ne rendiamo conto, a volte no. Ci sono le storie esplicite: libri, film, serie Tv, teatro, fumetti, che sono la modalità tradizionale di raccontare storie, molto semplici da riconoscere. Altre volte invece troviamo nella nostra vita le storie mascherate, cioè sembrano altro ma in verità sono storie. Una canzone, una partita di calcio, un servizio giornalistico alla tv, la pubblicità, un post sui social, un videogioco: sono tutte storie, con regole ben precise e che fanno una narrazione dei fatti. Ma sono storie anche le nostre chiacchiere tra amici, i nostri ricordi, i nostri pensieri e, perché no, i nostri sogni.

Perché dobbiamo coinvolgere le emozioni per parlare di un’azienda o di un prodotto?

Le storie hanno il grande potere di ricreare delle emozioni. Grazie alle emozioni noi prendiamo le nostre decisioni. Ci innamoriamo di una persona, mangiamo un certo piatto o decidiamo di andare in un luogo perché seguiamo le nostre emozioni.

Comprare è SEMPRE un fattore emotivo. Decido di acquistare quel vestito perché mi fa stare a mio agio con me stesso, decido di prendere quella determinata auto perché mi farà essere sicuro, compro quella certa casa perché so che là i miei figli cresceranno bene. Solo emozioni.

Quindi un’azienda oggi non solo deve fare uno storytelling per presentare e raccontare i propri servizi e i propri prodotti, ma deve raccontare se stessa agli occhi dei clienti per poter diventare un punto di riferimento. 

Cosa impareremo al tuo corso?

Innanzitutto vedremo perché informare e descrivere i propri prodotti e servizi non è più sufficiente, ma occorre coinvolgere ed emozionare i target di riferimento. Chi parteciperà al corso imparerà come deve essere costruita una storia, le principali caratteristiche di uno Storyteller e come lo Storytelling, se ben utilizzato, diventi una risorsa strategica per il Business aziendale.
Non mancheranno Laboratori, Case History di successo,  esercitazioni pratiche sull’utilizzo delle storie nel Marketing d’impresa. Saranno realizzati Role-Playing Games, Speech per raccontare e raccontarsi, Writing Lab basati sulla scrittura creativa e Listening Lab per individuare le strutture delle storie. Partiremo proprio dall’analisi della propria situazione aziendale, da lì ipotizzeremo un percorso e una strategia comunicativa basata sulle storie.

Sei pronto a raccontare la tua azienda? L’appuntamento con Simone Terreni è venerdì 8 Marzo a Montelupo Fiorentino! Per partecipare acquista il biglietto qui.